Как открыть кассовую смену в 1с

Открытие и закрытие кассовой смены в УТ 11

Для нового типа оборудования ККТ с передачей данных необходимо создать запись в списке НСИ и администрирование – НСИ – Кассы ККМ и указать настройки отправки чеков (регистрационный номер, серийный номер оборудования ККТ).

Для начала продаж необходимо открыть кассовую смену. Открытие кассовой смены можно выполнить следующими способами:

из списка Продажи – Розничные продажи - Чеки ККМ по кнопке Открыть смену;

в рамках Рабочего места кассира перед выполнением операции по оплате (например, по кнопке Операции с ККМ – Открыть смену);
в рамках обработки Продажи – Сервис – Управление фискальным регистратором по кнопке Открыть смену.

При работе с кассовым оборудованием (ККТ с передачей данных) для печати чеков из документов Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер, Операция по платежным картам (кнопка Напечатать чек) необходимо предварительно открыть кассовую смену.

При открытии кассовой смены автоматически создается новый документ Продажи - См. также - Кассовая смена. В данном документе фиксируются основные данные текущей кассовой смены (Организация, Касса ККМ, к которой подключено фискальное устройство ККТ с передачей данных, дата начала открытия кассы, статус Открыта).

По результату пробития кассового чека на фискальном устройстве ККТ с передачей данных создается новый документ Чек ККМ, в котором фиксируются данные текущей кассовой смены (Организация, Касса ККМ, к которой подключено оборудование, дата и время начала смены, статус Открыта).

Информация обо всех чеках показывается в списке Продажи – Розничные продажи - Чеки ККМ.

Закрытие кассовой смены можно выполнить:

из списка Продажи – Розничные продажи - Чеки ККМ по кнопке Закрыть смену;
в рамках рабочего места кассира по кнопке Операции с ККМ – Закрыть смену;
в рамках обработки Продажи – Сервис – Управление фискальным регистратором по кнопке Закрыть смену.

По результату закрытия смены формируются отчет за кассовую смену по оформленным чекам и документ Продажи – Розничные продажи - Отчет о розничных продажах.

При закрытии смены в карточке кассовой смены заполняется дата и время окончания смены, статус изменяется на Закрыта, а также заполняются реквизиты на закладке Фискальные данные. Состав реквизитов зависит от версии форматов фискальных документов, поддерживаемых фискальным накопителем и кассовым аппаратом.

www.k3-67.ru

Касса в 1С Бухгалтерия 8.3

Работа с кассой и кассовыми документами - это неотъемлемая часть бухгалтерской деятельности. Она включает установку лимита кассы, учет поступления денежных средств через приходный кассовый ордер (ПКО) и учет расхода через расходный кассовый ордер (РКО). Рассмотрим каждый вид операций по порядку.

Лимит кассы

Каждая крупная организация, которая работает с наличными деньгами, должна устанавливать лимит кассы – это регламентируется Указанием Банка РФ. Исключение составляют малые компании и предприниматели. Установленный лимит кассы нельзя превышать, но можно ежемесячно менять, это должно быть подтверждено документально, подписанным приказом руководства. В противном случае можно получить штраф от налогового инспектора.

Лимит кассы или лимит остатка наличных денег в кассе это - максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня.

Теперь выясним, как в программе 1С Бухгалтерия 8.3 установить лимит кассы. Для этого нужно перейти во вкладку меню «Справочники», раздел «Предприятие», справочник «Организация». Заходим в настройки организации и в верхней панели нажимаем «Еще», выбираем пункт «Лимиты остатка кассы»:

Попадаем в заполнение документа. Нажимаем клавишу «Создать». В открывшемся окошке вводим дату, с которой будет действовать данная настройка, и вводим размер лимита кассы, то есть указываем сумму наличных, которая может находиться в кассе.

Жмем «Записать и закрыть». Лимит указан. Это периодическая настройка. Если, допустим, хотим, чтобы через месяц действовал другой лимит, то создаем новый документ с нужной датой, указываем размер лимита и проводим. Все документы можно просмотреть в журнале:

Перейдем теперь во вкладку меню «Банк и касса» и посмотрим, какие журналы в себя включает раздел «Касса»:

Кассовые документы – это приходные и расходные кассовые ордера;
Оплаты платежными картами – это эквайринг;
Авансовые отчеты – позволяют отчитываться подотчетным лицам;
Управление фискальным регистратором – позволяет закрыть смену, сделать X-отчет и Z-отчет;

Управление эквайринговым терминалом – позволяет произвести настройку данного терминала.

Приходные кассовые ордера

Теперь рассмотрим подробно кассовые документы. Начнем с приходных кассовых ордеров. Они оформляются через кнопку «Поступление». С помощью ПКО можно сделать большое количество операций. Это определяется пунктом «Виды операций»:

Оплата от покупателя;
Розничная выручка;
Возврат от подотчетного лица;
Возврат от поставщика;
Получение наличных в банке;
Получение займа от контрагента;
Получение кредита в банке;
Возвращение займа контрагентом;
Возврат займа работником;
Прочий приход.

Теперь посмотрим заполнение приходного ордера по каждому виду подробно.

Вид операции «Оплата от покупателя»

Заполняются поля:

«Контрагент» - выбираем название организации, от которой поступила оплата наличными;
«Сумма» - указываем размер поступившей оплаты;
В табличной части необходимо заполнить;
«Договор»;
«Способ погашения».

По документу формируется проводка Дт50.01 - Кт62.01 – поступление от покупателя.

После проведения документа внизу появляется настройка «Реквизиты печатной формы». Здесь можно указать информацию, которая будет отображаться при печати ПКО:

Принято от - название организации;
Основание – наименование документа и номер;
Приложение;
Комментарий.

Печать осуществляется через клавишу вверху экрана «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Печатаем и отдаем на подпись.

Если подключен фискальный регистратор, то через кнопку «Напечатать чек», которая находится на верхней панели, можно распечатать чек. Обратите внимание, что в ПКО можно добавить неограниченное количество строк. Сделано это для того, чтобы можно было разделить оплату либо по договорам, либо по статьям движения средств. Для примера добавим еще одну строку, разделим сумму поступления и укажем статью ДДС – «Прочие поступления». А счет расчетов 62.01.

Проведем документ и посмотрим сформировавшиеся проводки. Единственное, что изменилось, эта сумма разбилась на две части:

Дт50.01 - Кт62.01 – оплата от покупателей;
Дт50.01 - Кт62.01 – прочие поступления.

Вид операции «Розничная выручка»

Заполняются поля:

Вид операции – розничная выручка;
Номер и дата формируются автоматически;
Склад – указываем розничный склад;
Сумма выручки;
Статья ДДС – розничная выручка.

Проверяем, проводим. При необходимости отправляем на печать и отдаем на подпись.

Вид операции «Возврат от подотчетного лица»

Здесь заполняем:

Вид операции – возврат от подотчетного лица;
Номер и дата – пропускаем;
Подотчетное лицо – вводим данные, от кого принимаем возврат денежных средств;
Сумма;
При необходимости заполняем пункт «Реквизиты печатной формы» - будет отображаться при печати ПКО.

Печатаем и отдаем на подпись.

Проводка по этому виду будет выглядеть так: Дт50.01 - Кт71.01.

Вид операции «Возврат от поставщика»

Заполняются:

Вид операции – возврат от подотчетного лица;
Контрагент – название организации, от которой принимаем возврат;
Сумма платежа;
Договор;
Все остальное заполняет программа самостоятельно;
При необходимости заполняем «Реквизиты печатной формы».
Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Формируется проводка Дт50.01 - Кт60.01

В данном случае нужно проставить только вид операции и сумму, а все остальные параметры программа заполнит автоматически. Остается только проверить и провести документ. Печатаем и отдаем на подпись. Если посмотреть проводку, то отразится движения средств с расчетного счета в кассу: Дт50.01 - Кт51:

Вид операции «Получение займа от контрагента»

Заполняем:

Вид операции;
Контрагент – от кого получаем заем;
Сумма платежа;
Договор – должен быть прочим;
Статья ДДС – получение кредитов и займов;
Счета расчетов – 67.03.

Проводим, печатаем, отдаем на подпись. Смотрим проводки: Дт50 - Кт67.03 – получение денежного займа/кредита.

Вид операции «Получение кредита в банке»

Заполняется аналогично предыдущему виду, только в поле «Контрагент» нужно указать название банка. Контрагента необходимо ввести заранее. Счет учета здесь проставляется по умолчанию.

Вид операции «Возврат займа контрагентом»

Заполняем:

Вид операции;
Контрагент
Сумма платежа;
Договор – в данном виде должен быть «Прочие»;
Счета расчетов – 58.03 (Предоставленные займы).

Проводим. Если нужно заполняем «Реквизиты печатной формы», отправляем на печать и отдаем на подпись.

Вид операции «Возврат займа работником»

Данный вид заполняется аналогично, только указываем не контрагента, а физическое лицо. Прописываем сумму. Проводим, заполняем если нужно настройки печатной формы. Печатаем, отдаем на подпись. В проводке будет отображаться Дт50.01 - Кт73.01 – поступление от погашения займов.

Вид операции «Прочий приход»

Здесь можно указать любой счет, любую аналитику. С помощью операции «Прочий приход» можно оформить все те операции, которые рассматривали ранее.

Если возникла необходимость оприходовать поступление денежных средств в валюте, то нужно проставить счет 50.21 (Касса организации в валюте). Становится доступным выбор валюты, которая нужна. По кассе, аналогично банковским документам, происходит переоценка валюты и расчет курсовых разниц.

Расходные кассовые ордера

Теперь рассмотрим расходные кассовые ордера (РКО). Оформляются они в журнале «Кассовые документы», через клавишу «Выдача». Заполнение аналогично ПКО, только операция обратная. С помощью РКО можно оформить документы:

Оплата поставщику;
Возврат покупателю;
Выдача подотчетному лицу;
Выплата заработной платы по ведомостям;
Выплата заработной платы работнику;
Выплата сотруднику по договору подряда;
Взнос наличных в банк;
Возврат займа контрагенту;
Возврат кредита банку;
Выдача займа контрагенту;
Инкассация;
Выплата депонированной заработной платы;
Выдача займа работнику;
Прочий расход.

РКО отличаются от ПКО некоторыми видами операций. Заострим на них внимание.

Вид операции «Выплата заработной платы по ведомостям»

Здесь обязательно указывать ведомость на выплату заработной платы, которая должна быть заблаговременно заполнена и подготовлена в программе. В поле «Сумма» прописывается общая сумма из ведомости.

Вид операции «Выплата заработной платы сотруднику»

Отличается от предыдущей тем, что здесь указывается конкретный получатель (сотрудник). Также обязательно указать платежную ведомость.

Вид операции «Выплата сотруднику по договору подряда»

Заполняется аналогично на конкретного получателя. Статья ДДС будет указана – оплата поставщикам (подрядчикам):

В проводках будет отображаться Дт76.10 - Кт50.01:

Вид операции «Инкассация»

Используется для перемещения денежных средств между офисами, магазинами. Здесь используется счет – 57.01

Вид операции «Выплата депонированной заработной платы»

Депонированная заработная плата – это оплата труда, которую сотрудник по каким-то причинам не смог получить вовремя в течение срока, установленного в организации. Заполняется:

Получатель;
Сумма;
И обязательно указывается ведомость.

Вид операции «Прочие расходы»

Аналогичен прочим приходам. Через эту операцию можно провести все предыдущие. Распечатать РКО можно также прямо из документа через клавишу «Расходный кассовый ордер (КО-2)».

Через клавишу «Создать на основании», прямо из журнала «Кассовые документы», можно создать некоторые документы. На основании ПКО:

Выдача наличных;
Отражение начисления НДС;
Счет-фактура выданный.

На основании РКО:

Поступление на расчетный счет;
Счет-фактура выданный;
Счет-фактура полученный.

Отметим, что ввод кассового документа возможен практически из каждого документа покупки и продажи. Например, если зайти в журнал «Реализация», то через клавишу «Создать на основании» можно оформить поступление наличных:

А если пройти в журнал «Поступления», через эту же эту же клавишу «Создать на основании» можно оформить выдачу наличных:

В журнале «Кассовые документы» можно распечатать кассовую книгу. Нужно задать период в шапке и нажать «Сформировать». В печатной форме выглядит как отчет. Для этого нужно нажать на соответствующую кнопку в верхней панели «Кассовая книга».

Если нажать на клавишу «Показать настройки», то можно видоизменить печатную форму путем проставления галочек:

Формировать обложку и завершающий лист;
Выводить основания кассовых ордеров;
Нумерация листов кассовый книги с.

Будет выглядеть вот так:

Остатки в кассе можно узнать двумя способами: через кассовую книгу и оборотно-сальдовую ведомость по счету.

Кассовая книга. Данный отчет выводит информацию о наличии денежных средств на начало рабочего дня, на конец рабочего дня и оборот.

Оборотно-сальдовая ведомость. Здесь нужно задать период и указать счет кассы – 50.

scloud.ru

Как организовать совместную работу онлайн-кассы и «1С:Бухгалтерии 8»

«1С:Бухгалтерия» — популярная система автоматизации бухучета и подготовки отчетности. Умеет она работать и с онлайн-кассами. В инструкции расскажем о том, как настроить ККТ для работы с «1С:Бухгалтерией 8» редакции 3.0, как проводить продажи, открывать и закрывать смены.

С чего начать

В первую очередь, нужно выбрать кассовый аппарат, если вы еще этого не сделали. Производители учетных систем и сервисов для работы с ККТ обычно тестируют различные модели касс на совместимость со своим ПО. 1С публикует на своем сайте перечень сертифицированных моделей кассовых аппаратов — они гарантированно будут работать с учетной системой. Поэтому перед покупкой кассы, которая будет взаимодействовать с «1С:Бухгалтерией 8», следует убедиться, что выбранная модель сертифицирована 1С.

Подключение ККТ

Чтобы подключить кассу, необходимо в разделе «Администрирование» выбрать пункт «Подключаемое оборудование». В левом в вертикальном меню нужно выбрать тип подключаемого устройства — «ККТ с передачей данных». Далее создается новый элемент справочника «Подключаемое оборудование». В окне создания экземпляра оборудования необходимо из списка выбрать его драйвер:

Создание нового экземпляра подключаемого оборудования

Внимание! Прежде чем начать работу с кассой, убедитесь, что карточки пользователей, которые будут работать с ККТ, заполнены верно. В них должны быть указаны ФИО физлица и его должность. Эти данные будут передаваться на кассу и печататься в чеке в качестве обязательных реквизитов (должность и ФИО кассира).

Регистрация ККТ в налоговом органе

Основным функциональным элементом современной ККМ является фискальный накопитель. Это модуль памяти, который хранит, шифрует и передает информацию о кассовых операциях. Перед началом использования кассового аппарата с ФН его нужно зарегистрировать в ФНС.

Процесс состоит из трех этапов:

Заполнение заявления на сайте Налоговой службы.
Действия для регистрации аппарата, которые необходимо произвести в «1С:Бухгалтерии 8».
Завершение регистрации ККТ в личном кабинете ФНС.

О том, как заполнить заявление на сайте ФНС, мы уже рассказывали. Когда будет получен регистрационный номер ККТ, можно приступить к следующему этапу.

Нужно открыть карточку ККТ — элемент справочника «Подключаемое оборудование». Далее выбрать команду «Операции с фискальным накопителем» — «Регистрация». Откроется окно, которое изображено на следующем рисунке:

Необходимо внести номер ККТ, присвоенный ФНС, реквизиты компании и выбрать систему налогообложения

Здесь необходимо ввести регистрационный номер ККТ, который был присвоен в личном кабинете ФНС. Также заполняются прочие поля — реквизиты организации, система налогообложения (одна или несколько при совмещении), информация об операторе фискальных данных.

Заполнение раздела «Настройки ККТ» зависит от специфики использования кассы. Их рекомендуется согласовать со своим ОФД.

Когда все настройки произведены, необходимо нажать кнопку «Продолжить операцию». Внесенная информация будет сохранена в карточке регистрации ККТ. После этого кассовый аппарат распечатает отчет.

Можно переходить к завершающему этапу регистрации. В личном кабинет ФНС нужно указать данные из распечатанного ранее отчета. А именно, номер документа, дату, время операции и фискальный признак.

Закрытие фискального накопителя

ФН имеет срок действия, по окончании которого должен быть заменен. Также накопитель подлежит замене, когда исчерпан его ресурс памяти. Перед физической заменой нужно закрыть ФН в «1С:Бухгалтерии 8». Для этого в меню «Операции с фискальным накопителем» нужно выбрать пункт «Закрыть».

Регистрация нового ФН производится выбором пункта «Изменение параметров регистрации». Откроется окно, в котором нужно выбрать причину изменения регистрационных данных — «Смена фискального накопителя». Здесь же можно произвести и другие необходимые изменения — отразить смену ОФД, кассового аппарата или реквизитов пользователя.

Как открыть смену

Смена открывается в разделе «Банк и касса» — «Управление фискальным устройством». В разделе «Кассовые смены» сохраняется список всех смен.

При открытии смены в разделе «Кассовая смена» нужно указать:

организацию;
ККТ, к которой подключена программа;
параметры начала смены — дата и время.

Статус «Открыто» будет присвоен автоматически.

Формирование чеков

Печать чека в «1С:Бухгалтерии 8» возможно из нескольких документов:

Розничные продажи (чеки);
Поступление наличных;
Операции по платежным картам.

Документ «Розничные продажи (чеки)»

В этом документе происходит печать чека при розничной реализации. Перейти в него можно из раздела «Продажи».

Когда чек сформирован, необходимо нажать кнопку «Принять оплату». Будет открыта форма «Оплата», в которой можно указать параметры покупателя для направления ему электронного чека — телефон или адрес электронной почты. Чтобы распечатать чек, в форме оплаты нужно нажать кнопку «Принять оплату». Если были указаны телефон или email, вместе с печатью чека осуществится отправка электронного чека.

Особенности отражение продажи в чеке:

Номенклатура берется из закладки «Товары и услуги».
При совмещении ОСН (УСН) с ЕНВД или патентом в одном документе отражается реализация только по одной системе налогообложения.
Для отражения операции платежного агента существуют вкладка «Агентские услуги». Здесь в табличной части указывается лицо, в чьих интересах принимаются платежи, и договор с ним (должен иметь вид «С комитентом (принципалом) на продажу»). При этом в карточке договора в разделе «Платежный агент» должен быть отмечен пункт «Организация выступает в качестве платежного агента», а также заполненные соответствующие данные — они передаются в чек.
Для продажи сертификатов существует соответствующая вкладка. Это относится как к собственным сертификатам, так и эмитированным сторонними компаниями. В чек передается название сертификата.

Документ «Поступление наличных»

Переход осуществляется из раздела «Банк и касса». Здесь отражаются операции по принятию денежных средств от юридических лиц и ИП. Кроме того, тут же оформляется продажи частным лицам, если они должна быть персонально учтены в справочнике контрагентов. Например, продажа в кредит и другие случаи, когда моменты реализации и оплаты не совпадают.

Особенности формирования чека:

Для отражения номенклатуры необходимо предварительно выписать счет покупателю. Его реквизиты необходимо указать в поле «Счет на оплату». Если этого не сделать, то вместо названия товара в чеке будет указано, что принята оплата от ХХХ (покупатель) на основании YYY (документ-основание). Указать документ-основание можно в группе «Реквизиты печатной формы».
Чек формируется нажатием кнопки «Напечатать чек». После этого его можно просмотреть и подкорректировать. Далее следует нажать кнопку «Продолжить», и чек будет распечатан.

Документ «Операция по платежной карте»

Перейти в раздел операция по платежной карте можно из «Банк и касса». Здесь обрабатываются операции по расчету электронными средствами с организациями и ИП. По аналогии с документом «Поступление наличных», здесь также обрабатываются операции по приему денежных средств от физических лиц с особыми условиями.

Порядок формирования чека здесь такой же, как и в документе «Поступление наличных».

Чек на возврат

Возвратные операции должны сопровождаться выдачей покупателю чека. Распечатать его можно из документов «Выдача наличных» и «Операции по платежной карте». Вид операции — возврат покупателю. Сформировать документы необходимо на основании документов «Поступление наличных» и «Возврат товара от покупателя». В этом случае в чеке будут заполнены позиции номенклатуры.

Кассовый чек коррекции

Чек коррекции предназначаются для того, чтобы внести исправления в операции, которые ранее были проведены через кассу. А также передать эти изменения в ОФД. Раздел доступен в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.45. Перейти в него можно из раздела «Банк и касса».

Закрытие смены

Закрыть смену можно из трех разных документов:

раздел «Банк и касса» — «Управление фискальным устройством»;
из формы кассовой смены;
раздел «Продажи» — «Розничные продажи (чеки)».

В случае применения кассы для обработки розничных продаж рекомендуется последний вариант.

Когда смена завершена, необходимо выполнить команду «Закрыть смену». Пользователю будет предложено выбрать организацию и ККТ, смену работы которой нужно закрыть. После этого на выбранной кассе будет распечатан отчет о закрытии смены (z-отчет). Кроме того, будут сформированы:

Отчет о розничных продажах.
Поступление наличных (формируется на основании сведений из чеков, а которые отражены на этой кассе).

После завершения смены формируются отчеты

konturalco.ru

Открытие и закрытие кассовой смены в УНФ 1.6

Для новой ККТ с передачей данных необходимо создать запись в справочнике Кассы ККМ (Компания - Все справочники) и указать настройки отправки чеков.

Для начала продаж через онлайн-кассу необходимо открыть кассовую смену. При пробитии чека из формы Рабочего месте кассира кассовая смена будет открыта автоматически.Для пробития чека из документов Поступление в кассу, Расход из кассы, Операция по платежным картам, смену нужно предварительно открыть. Сделать это можно в РМК, журнале чеков ККМ или обработке управления фискальным устройством.

При открытии кассовой смены автоматически создается новый документ Кассовая смена, связанный с документом Отчет о розничных продажах. В данном документе фиксируются основные данные текущей кассовой смены: Организация, Касса ККМ, к которой подключено устройство, Дата и время начала смены, статус - Открыта

При закрытии смены заполняется время завершения смены, статус изменяется на Закрыта и заполняется документ Отчет о розничных продажах.