Один из главных активов предприятия – это персонал, и от его эффективности во многом зависит успех компании. На современном предприятии, стремящемся занять свое место на рынке и победить в конкурентной борьбе, служба управления персоналом призвана решать множество задач, связанных с кадровой политикой. Это не только традиционный учет, но и анализ потребности в специалистах, проблемы компетенции, мотивации, обучения, создания кадрового резерва и все, что входит обязанности HR-менеджмента.
"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" – программа, предназначенная для реализации кадровой политики предприятия. Представляя собой основанное на технологической платформе нового поколения "1С:Предприятие 8.0" прикладное решение, программа имеет ряд преимуществ, благодаря которым именно ей отдают сегодня предпочтение службы управления персоналом многих российских компаний:
- Надежное хранение информации;
- Возможность совместной работы и обмена данными с другими программами, в частности, с широко используемой "1С:Бухгалтерия 8";
- Обеспечение настройки прав доступа к данным в соответствии с должностными обязанностям пользователя;
- Учет требования законодательства и регламентированной отчетности;
- Производительность и масштабируемость платформы, благодаря которым программа может эффективно использоваться как в небольших организациях, так и в организациях со сложной организационной структурой.
Задачи, решаемые с помощью "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" и определяемые ее функциональными особенностями, можно разделить на три большие категории:
В рамках каждой категории, в свою очередь, предусмотрена возможность решения более частных проблем, как общих для всех предприятий, так и учитывающих особенности каждой конкретной фирмы. Все данные хранятся в единой информационной базе, что позволяет использовать их комплексно и оперативно, для решения любых задач, стоящих перед службой управления персоналом.
Подразделения предприятия, которые используют "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8", имеют реальный шанс значительно улучшить свою работу:
- Менеджмент получает возможность принятия управленческих решений и контроля их исполнения в кадровой политике на основе полной и достоверной информации;
- Служба управления персоналом - возможность формировать гибкие отчеты о сотрудниках с различными условиями отбора и сортировки, проводить регулярный анализ с целью выявления общих тенденций и рационального использования полученных результатов;
- Бухгалтерия может при необходимости использовать кадровые данные для предоставления регламентированной отчетности, трудоемкий процесс расчета с персоналом становится значительно проще.
Кроме того, любой сотрудник предприятия благодаря автоматизации может быстро получить необходимые ему персональные сведения, оформить необходимые справки и документы.
Учет
Кадровый учет - основа эффективного управления персоналом, но и из-за больших объемов данных наиболее затратная его часть. "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" позволяет снизить трудозатраты, дает заметный экономический эффект за счет повышения точности, возможности оперативной корректировки вводимых данных, во многом облегчая труд кадровиков.
"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" обеспечивает ведение кадрового учета в соответствии с требованиями законодательства и максимально упрощает формирование регламентированных отчетов, форма которых устанавливается нормативными документами.
Кадровый учет
Прикладное решение "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" обеспечивает как хранение информации, так и формирование отчетности на ее основе.
Сведения о персонале содержат следующие данные:
- личные данные о работниках как о физических лицах;
- подразделения и должности работника;
- служебные телефоны, адреса электронной почты, другая контактная информации.
В программе для каждого работника регистрируются изменения в его служебном положении: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки, вплоть до увольнения. Если одно и то же лицо принято на работу в несколько подразделений организации, повторный ввод сведений о нем не требуется. Для работы с данными, которые имеют отношение к определенному физическому лицу, но в информационной базе могут распределяться по разным справочникам и документам, предназначен специализированный инструмент конфигурации — "Управление данными работника".
Информационная база содержит набор общероссийских классификаторов, предназначенных для работы с такими понятиями, как информация о населении (ОКИН), страны мира (ОКСМ), а также такие справочники, как виды документов удостоверяющих личность, классификаторы Пенсионного фонда Российской Федерации.
Аналитическая отчетность может быть представлена в виде разнообразных списков работников организации, отобранных и сгруппированных по различным критериям. Параметры группировки пользователь может задавать самостоятельно.
Специализированные отчеты также представлены в программе. Так, например, в соответствии с действующими нормативными документами организован воинский учет, в рамках которого существует несколько форм отчетов, предоставляемых организацией по запросам военкоматов.
Штатное расписание организации – еще один пример специализированного отчета, который формируется с использованием кадровых сведений информационной базы. Штатное расписание организации может быть выведено по унифицированной форме Т-3. Отчет будет содержать список штатных единиц организации, а также месячный фонд заработной платы по каждой единице.
Регламентированная отчетность
Каждое предприятие обязано предоставлять контролирующим, налоговым и иным органам регламентированную отчетность. Существующие формы отчетности представлены в программе. Фирма "1С" предоставляет своим пользователям возможность оперативного обновления форм отчетов в случае их изменения. В программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" реализованы следующие регламентированные отчеты.
Налоговая отчетность:
- Авансовые платежи по ЕСН
- Сводная карточка учета сумм ЕСН;
- Декларация по ЕСН;
- Авансовые платежи по обязательному пенсионному страхованию (ОПС);
- Сводная карточка учета сумм страховых взносов ОПС;
- Декларация по страховым взносам ОПС.
Отчетность по физическим лицам:
- Сведения о доходах физических лиц (реестр форм 2-НДФЛ);
- Индивидуальная карточка учета сумм ЕСН;
- Передача форм СЗВ-4;
- Сведения о трудовом стаже застрахованного лица СЗВ-К;
- Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства АДВ-2, АДВ-3;
- Анкета застрахованного лица АДВ-1;
- Индивидуальная карточка учета сумм страховых взносов ОПС.
Отчетность в фонды:
- Форма 4-ФСС;
- Форма 4а-ФСС.
Сформированные отчеты могут сохраняться, использоваться вторично, по ним может быть осуществлен поиск. Отчеты могут быть отправлены по назначению как в бумажном, так и в электронном виде. В рамках комплекса регламентированной отчетности реализована интеграция с программным комплексом "Спринтер" компании "Такском", который позволяет передавать в налоговые органы декларации и иные документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде без дублирования на бумаге, используя обычный доступ в Интернет.
Управление кадрами
"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" не ограничивается сбором данных о персонале, а позволяет решать важные вопросы управления кадровыми ресурсами.
С учетом современных требований и тенденций управления персоналом автоматизированы следующие HR-технологии:
- отбор и расстановка кадров;
- оценка персонала;
- мотивация (вознаграждение, зарплата и премии);
- развитие (обучение, повышение квалификации);
Отбор и расстановка кадров, планирование занятости
Инструмент «Кадровый план» позволяет просмотреть различные варианты подбора и распределения кадров, оценивая их выгоды и издержки. Принцип учета издержек, заложенный в планировании, позволяет формировать фонд оплаты труда и распределять его по подразделениям и работниками.
С помощью специального инструмента — менеджера контактов — можно осуществить весь цикл набора кадров от появления новой вакансии до приема на работу. В программе предусмотрено анкетирование кандидатов и полученных анализ данных.
Программа предоставляет возможность планирования использования рабочего времени работников, встреч, совещаний и участия работников предприятия во внутренних и внешних мероприятиях предприятия. Предусмотрено также планирование отпусков с помощью специального инструмента и наглядное представление плана отпусков в виде графика.
Оценка персонала
Компетенция – представляет собой единство знаний, профессионального опыта, способностей действовать и навыков поведения сотрудника. Принцип оценки персонала по компетенциям осуществлен в "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8". Глоссарий компетенций – дополнительный инструмент для выработки единых критериев оценки.
Проверка компетенции работников периодически осуществляется с помощью аттестации. Для управления аттестациями работников в программе также предусмотрен специальный инструмент.
Обучение
Обучение работников — это составная часть задачи по обеспечению необходимой квалификации персонала. "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8". Помогает организовать работу по обучению персонала. На планирование разных видов обучения ориентированы разные документы программы.
Мотивация персонала
Финансовая мотивация персонала – важный фактор повышения эффективности работы предприятия. "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" с помощью специального функционала позволяет вывести зависимость размера поощрения от результатов труда и сформировать прозрачную схему оплаты с неограниченным количеством поощрений и взысканий.
В состав функционала управления мотивацией входят:
- справочник показателей схем мотивации;
- универсальный набор формул для расчета;
- план видов расчета, позволяющие создавать разнообразные комбинации способов расчета и показателей схем мотивации;
- интерфейс для пошаговой разработки / изменения схем мотивации.
Зарплата
"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" позволяет полностью автоматизировать процесс начисления заработной платы и связанных с ней налогов и сборов в соответствии с действующим законодательством, что важно как для менеджеров, принимающих решения по заработной плате персонала, так и бухгалтеров-расчетчиков заработной платы. Программа обеспечивает формирование необходимых бумажных документов, а также бумажной и электронной отчетности, связанной с начислением заработной платы.
Виды оплаты труда
В прикладном решении автоматизированы практически все виды начислений оплаты труда, используемых на хозрасчетных предприятиях, и связанных с ними удержаний, налогов и взносов. Реализованы основные формы оплаты труда: повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок) и сдельная формы оплаты труда, а также их варианты — повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда.
Учет рабочего времени
В конфигурации поддерживаются графики суммированного учета рабочего времени, а также графики сокращенного рабочего времени. Предусмотрено автоматическое заполнение текущего календаря графика работы с учетом общегосударственных праздников, в котором отражаются рабочие дни, укороченные предпраздничные дни и перенесенные дни отдыха. Список общегосударственных праздников также хранится в информационной базе.
Начисление, удержания, выплата зарплаты
Конфигурация содержит достаточный набор предопределенных видов начислений и удержаний. В частности, предусмотрены начисления по нескольким видам отпусков и нескольким видам простоев в рабочее время, удержания алиментов и др. Но пользователи могут добавлять неограниченное количество собственных видов начислений и удержаний со всеми предусмотренными в конфигурации способами расчета для начислений (удержаний).
Формы отчетов
Помимо проведения массовых расчетов заработной платы "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" подготавливает все необходимые унифицированные формы по учету труда и заработной платы (утвержденные Госкомстатом РФ) и другие необходимые отчеты, позволяющие получить информацию за любой расчетный период:
- расчетные листки;
- расчетно-платежные ведомости;
- платежные ведомости для получения денег через кассу;
- расходные кассовые ордера;
- свод по начислениям и удержаниям;
- лицевые счета и т.д.
Результаты расчетов могут быть представлены в виде аналитических отчетов, наглядных графиков и диаграмм:
- анализ начислений работников организаций;
- анализ состояния взаиморасчетов с работниками организаций и др.